Pentingnyaa komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi
diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif
atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan
apresiasi.
Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
a. Pengirim pesan (sender atau komunikator)
b. Pesan yang dikirimkan (message)
c. Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media)
d. Penerima pesan (receiver atau komunikan); dan
e. Umpan balik (feedback) atau effect
Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik
secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat
jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :
a. menulis,
b. membaca,
c. berbicara; dan
d. mendengar.
B. Hambatan Komunikasi
Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali.
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi
dalam 3 jenis yaitu sebagai berikut :
1. Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan
terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi,
keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan
adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi,
sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih
efisien.
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau
idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang
diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi
tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih
kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta
melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap
kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh
orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan
persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi,
penyaringan informasi.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau
lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai
yang dianut .
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari
aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak
pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki
organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai
tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat
didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi
terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan
lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan
sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan
hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan
tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu
paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima
dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan
latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan
atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga
dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi
yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai
dengan harapan pengirim pesan
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah
kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna,
namun tetap menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan
mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan
jelas.
5. Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan
baik dalam komunikasi bisnis.
7. Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca
dan ejaan dengan benar (formal atau resmi)
C. Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang
menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang
dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu
aktivitas komunikasi.
Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis
organisasinya, yaitu :
1. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau
ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran,
pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi
yang baik, mengikuti pola :
a. Pembukaan
b. Isi
c. Penutup
2. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun
apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat
menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan
“sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu
untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh
seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’
secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
3. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan
karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks,
berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih
leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi,
televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
4. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan
dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi
pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau
pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria
dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
5. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.
Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan
Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik
dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan
penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil
pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
6. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga
pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti
Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar
ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ),
Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan,
dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar
audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian
serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang
disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga
pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi
berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan
teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi
setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di
seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris
tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk
berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja
sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan
pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada
banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses
penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah,
seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara
dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.
D. Komunikasi Bisnis dan E – Commerce
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal
peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang
digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang
kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce
dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan
barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang
popular digunakan saat ini adalah internet. Perkembangan teknologi di masa
mendatang, memberikan kemungkinan yang terbuka untuk penggunaan media lain
selain internet.
Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan /
perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network)
yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah
kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu
komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan
informasi yang dilakukan secara elektronik.
E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu
dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan (pelanggan), atau
antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem
E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
1. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah
segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang
ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar
organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli
untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan
fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu,
sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan
service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan
lebih banyak.
2. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan
pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar
antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data
terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari
satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok
retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi
komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem
komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur,
sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam
penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan menggunakan EDI
adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan,
respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan
secara elektronik.
3. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi
informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini,
seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan
di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan
dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening
penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan
terbukti memberikan keuntungan, antara lain :
1. untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet;
2. harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya
dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat;
3. internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat
dengan harga yang relatif lebih murah; serta
4. pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran
barang sampai di tempat pemesan.
Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki
beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu :
a. Transaksi tanpa batas : Sebelum era internet, batas-batas geografi
seringkali menjadi penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin
go-international, sehingga hanya perusahaan atau individu yang bermodal besar
saja yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri. Dewasa ini, dengan
internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara
internasional, cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di
situs-situs internet tanpa dibatas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan
dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut serta melakukan transaksi
secara on line.
b. Transaksi anonim: Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet
tidak harus bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari
pembeli sepanjang pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia layanan sistem
pembayaran yang ditentukan, pada umumnya dengan kartu kredit,
c. Produk Digital dan Non Digital : Produk-produk digital seperti software
computer, musik dan produk lain yang bersifat digital, dapat dipasarkan melalui
internet dengan cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek
yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan lainnya.
d. Produk barang tak berwujud; Banyak perusahaan yang bergerak di bidang
e-commerce menawarkan barang tak berwujud (intangible) seperti data, software
dan ide-ide yang dijual melalui internet.
Implementasi e-commerce pada dunia industri, semakin lama semakin luas tidak
hanya memberikan kemudahan dalam bisnis, tetapi juga mengubah suasana kompetisi
menjadi semakin dinamis dan global. Perkembangan teknologi tidak hanya
mendukung kelancaran dan keberlangsungan suatu aktivitas bisnis, namun juga menciptakan
industri baru dalam komunikasi bisnis.
Penerapan e-commerce, telah menciptakan suatu komunitas tersendiri yang
dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (electronic business community).
Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi dan
berkoordinasi secara intensif dengan memanfaatkan media dan infrastruktur
telekomunikasi serta teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya
seharai-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara
berbagai pihak dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah
pasar tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply).
Dengan perkembangan teknologi e-commerce, maka transaksi tadi dapat dengan
mudah dilakukan, sekalipun kedua pihak yang bertransaksi berada pada sisi
geografis yang berbeda.
Di Indonesia, internet belum terlalu popular digunakan menjadi media interaktif
bisnis, bukan hanya karena minimnya penetrasi infrastruktur internet ke lapisan
masyarakat, tetapi juga masih banyak pelaku usaha yang belum memahami bagaimana
mengkomunikasikan bisnis melalui jaringan teknologi mutakhir ini. Hampir semua
calon konsumen di Indonesia masih memiliki keragu-raguaan (skeptis) untuk
melakukan transaksi di jaringan toko maya ini, yang antara lain disebabkan oleh
:
a. Masalah Kepercayaan; Mayoritas konsumen di Indonesia masih belum mempercayai
kebenaran sistem penjualan on line, karena takut tertipu disamping tidak
melihat langsung produk yang ditawarkan.
b. Masalah Pembayaran; mayoritas konsumen meragukan keamanan cara pembayaran
yang dilakukannya melalui internet.
c. Masalah Info produk; Keraguan ini timbul, karena calon konsumen tidak bisa
melihat langsung barang yang dijual, sehingga selain tidak yakin dengan
kualitas produk yang ditawarkan juga meragukan kebenarannya.
d. Mayoritas konsumen di Indonesia masih merasa lebih aman serta nyaman dalam
bertransaksi yang dilakukan dengan cara interaksi dua arah secara langsung.
Bisnis di dalam era globalisasi akan diselenggarakan dalam dukungan penuh suatu
kerja tim yang memiliki kemampuan untuk memadukan :
1. Keuletan bernegosiasi dengan wawasan (vision)
2. Kesabaran dan keuletan hati (tenacity)
3. Fleksibilitas dengan fokus.
4. Bisnis dalam era globalisasi dilakukan dengan melintasi jarak,
keanekaragaman lingkungan dan waktu secara cepat dan mudah.
Untuk dapat bersaing dan berhasil dalam lingkungan global yang dinamis,
haruslah dibekali dengan kesungguhan, kemampuan dan inovasi serta selalu siap
dan waspada dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang cepat.
Di era globalisasi ini, dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang
cenderung semakin turbulen. Peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat
penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari
lingkungan. Disamping kemampuan menyampaikan gagasan, baik lisan maupun
tertulis secara sistematik.
Di era globalisasi, keterampilan lintas budaya menjadi tuntutan dan
persyaratan, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya
manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam
suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis.
http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html
REFERENSI:
1. Dr. Roy Rondonuwu, Dipl. Inf. M.Lib, Bahan Kuliah Komunikasi Bisnis Program Magister Universitas Padjdjaran, 2007
2. Yustina Sumardi & Sartini Moertono, Materi Pokok Komunikasi Bisnis, IBI,
3. Ido Priyono, Materi Kuliah Program Studi Manajemen Perhotelan UK Petra, 2000/2001
4. Bob Widyahartono, Strategi Pemasaran dalam Krisis Moneter: factor Sukses Utama Memasuki Pasar Global, Asia Pacific Manajemen Forum and Orient Pacific Century, 1999.
5. Aribowo Prijosaksono dan Roy Sembel, Komunikasi yang Efektif, www. sinarharapan.co.id, 14 agustus 2007.
6. “Motivasi, Komunikasi, Leadership, http://milis-bicara.blogspot.com/, 14 Agustus 2007
7. Johan Tambotoh, Sukses Menjalankan e-Bisnis, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007.
8. Nofie Iman, Mengenal E-Commerce, http://www.nofieiman.com/
9. Siti Nur Aryani, Cyber Global dan Komunikasi Bisnis, http://www.pikiranrakyat.com/, 15 Desember 2006.
10. Johan Tambotoh, Membangun Strategi e-Bisnis, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
11. Johan Tambotoh, Seperti Apakah Websites Bisnis Yang Baik, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
12. Johan Tambotoh, Bangkitkan Bisnis dengan e-Marketing Plan, http://johantambotoh.wordpress.com/, 08 Mei 2007
13. Johan Tambotoh, Membangun Budaya Yang Berpusat Pada Pengetahuan, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
14. Nukman Luthfie, Tim Manajemen E-Business, www.swa.co.id, 09 Januari 2004.
15. Zainal Muttaqin, Tello: Solusi Komunikasi Bisnis, http://www.beritaiptek.com/, 4 Maret 2006
16. Mohamad BS, Satrindo Mita Utama Implementasikan SB One, http://www.swa.co.id/, 26 Juli 2007.
17. Mohamad BS, SUN Hadirkan Situs Berbasis Teknologi Java Mobile, http://www.swa.co.id/, 16 Mei 2006.
18. Dede Suryadi, Peran Cisco pada FIFA World Cup 2006, http://www.swa.co.id/, 04 juli 2006.
19. A. Mohamad BS, Google Perkenalkan Layanan Spreadsheet, http://www.swa.co.id/, 15 Juni 2006.
20. Dede Suryadi, ABN Amro Luncurkan Acces On Line dan Max Trad, http://www.swa.co.id/, 20 September 2006